Asana - Co w płatnej wersji Business #186
Asana w wersji Business, czyli bardzo fajne narzędzie do zarządzania projektami w najdroższej swojej wersji. Co jest pod spodem, czy warto za to zapłacić, o tym będzie w tym odcinku, serdecznie zapraszam. Cześć, nazywam się Mariusz Kapusta. Uczę jak rozpoczynać i kończyć z sukcesem
projekty w świecie, w którym brakuje czasu, brakuje zasobów, za to nie brakuje problemów i pomagam te problemy rozwiązywać. Na tym kanale dzielę się wiedzą z zarządzania, zarządzania projektami, więc jeżeli Cię interesuję ta tematyka, zasubskrybuj ten kanał. Jak Ci się spodoba to, co mówię, daj łapkę w górę, a teraz pewnie jesteś po to, żeby posłuchać o Asanie, o tym, co się dzieje pod spodem, więc przejdźmy sobie do tematu i do narzędzia. To jest drugi odcinek z cyklu Asanowego, a tak na dobrą sprawę któryś tam z kolei. W poprzednim odcinku trochę wcześniej opowiadałem o wersji Premium, czyli tym pierwszym levelu płatnym korzystania z narzędzia, a teraz wejdziemy na ten najwyższy poziom, Business, który zawiera już wszystko, co tam może być. Nie dotykam tematu Enterprise, bo to jest całkiem inna skala, inaczej do tego podchodzimy. Enterprise, jak sama nazwa wskazuje,
dla dużych firm; Business jest dostępny dla każdego od razu po kliknięciu i tym się zajmiemy. Ja wysharuję tutaj ekran, udostępnię ekran, opowiem Wam od razu na przykładzie co i jak i o czym w ogóle mówimy. I kiedy w ogóle warto sięgnąć, tak żeby na początek wiedzieć, czym jest Business, kiedy warto po to sięgnąć? Tak jak Premium w skrócie to jest narzędzie dla kierowników projektów, którzy potrzebują sobie tworzyć harmonogramy, to Business jest faktycznie jak już nazwa wskazuje dla zarządzania tymi projektami z perspektywy biznesu, zarządu, managementu, a dlaczego? Dlatego, że jedną z pierwszych funkcjonalności, która nas przede wszystkim interesuje, to portfele, zarządzanie portfelem projektów i to jest funkcjonalność, dla której, tak naprawdę wokół której się skupia ten plan. O co chodzi w portfelu projektów? W portfelu projektów chodzi o to, że w pewnym momencie się orientujesz, że w firmie tych projektów jest bardzo dużo i musisz je jakoś ogarnąć. Jak się okazuje, że masz kilka działów, kilka funkcji,
menadżerów od tych poszczególnych obszarów, projektów jest kilkadziesiąt porozstrzeliwanych w różnych obszarach, to ciężko jest to ogarnąć i widok portfolio w przypadku Asany jest naprawdę fajnie zrobiony. Ten widok pokazuje Ci wszystkie projekty, które się dzieją w firmie. Widzisz od razu jakie są statusy uzupełniane przez kierowników projektów, można sprawdzić postęp zadań, możemy sprawdzić daty, kiedy te projekty się dzieją albo kiedy chcemy je zweryfikować. Możemy ustalić dla nich priorytety, przypisać właściciela, dodać pola niestandardowe, żeby opisać, opisać to, co nas zainteresuje, np. połączyć, połączyć te projekty w balanced scorecard, albo elementami strategii, które Was interesują. Możliwości jest naprawdę
sporo i da się wmapować praktycznie wszystko, nad czym pracujemy. To, co jest jeszcze ciekawe, to te portfele można robić sobie, konfigurować różnie w zależności od widoku, który potrzebujemy, bo uważam: często ktoś widzi, część projektów, marketing będzie widział część projektów, sprzedaż część projektów, itd. W zależności od działu możemy stworzyć tych widoków portfeli dosyć sporo po to, żeby móc nimi zarządzać i logicznie pogrupować swoje pracę dziejącą się w poszczególnych funkcjach. I tak, znowu, czy warto? Według mnie warto. Teoretycznie: "Ty, ale czym ten widok
różni się od Excela? Ja sobie w Excelu mogę zrobić taką tabelkę". Możesz, ale cała zabawa w Asanie polega na tym, że ona buduje na poszczególnych kawałkach pod spodem, czyli jak biedny szeregowy żuczek wykonuje swoje zadania, to te zadania się raportują na projekcie i kierownik projektu wie, co się dzieje. On może napisać raport ze swojego projektu i ten raport pojawia się w portfelu. Bardzo dużo tej komunikacji i informacji,
które przepływają jest zautomatyzowana i dzieje się w trakcie wykonywania swoich obowiązków. Nie wymaga to dodatkowego raportowania, malowania trawy na zielono i układania całości i tutaj portfolio jest naprawdę, naprawdę świetną opcją. To, co jeszcze widać na portfelu, można zobaczyć też na osi czasu co się dzieje z poszczególnymi projektami, jak wyglądają kamienie milowe, kiedy wypadają kolejne zadania pod kątem tych projektów, kiedy trzeba było zrobić przegląd. Mamy też raportowanie postępu pracy na portfelu zadań, czyli osoba odpowiedzialna
za portfel może podsumowywać, przygotowywać regularne raporty i wtedy jak się pojawi jakaś wielka szyszka, ważna szyszka z centrali, wtedy nie musisz tworzyć nie wiadomo ilu prezentacji, tylko przeprowadzasz człowieka przez portfel, przez to, jak to wygląda, przez poszczególne update'y. Po prostu dzieje się samo i to jest potęga. Wydaje się, że proste, ale jeżeli w pewnym momencie w tych projektach tej kasy jest naprawdę sporo i błędy popełnione w ich zarządzaniu kosztują naprawdę, naprawdę dużo, to można się temu przyjrzeć. Dla jednej z firm, która pracuje też na poziomie holdingu, też to poukładaliśmy, naprawdę świetny temat. Ta funkcjonalność według mnie jest gamechangerem od pewnego momentu. To nie jest coś, co na poziomie małej firmy jest kluczowe, ale od poziomu średniej firmy, która chce być poukładana, na pewno na dużych, to naprawdę tego bardzo często brakuje. Druga rzecz, która jest też związana z zarządzaniem całą firmą, to są cele. Możemy sobie wyznaczyć cele w ramach firmy.
Po co te cele w ogóle? Znaczy to jest takie pytanie dosyć oczywiste, "po co są cele w firmie", i dla mnie odpowiedź jest to: bez tego nie wiesz gdzie chcesz poprowadzić całość. Natomiast jak mamy określoną strategię dla działań w firmie, możemy je przełożyć na konkretne cele, opisać je w odpowiednich wartościach, przypisać te cele do osób odpowiedzialnych i monitorować w trakcie. No i teraz dla części osób, dla wielu osób, tak na dobrą sprawę dla większości będzie, ale to w ogóle jest od czapki, wpisujesz to na kartce i tyle. Tak, to prawda, że jeżeli masz w miarę małą firmę, to ta komunikacja przepływa okej i ta funkcjonalność nie jest potrzebna; jest takim "nice to have". Z perspektywy naszej małej firmy, no to też za tą funkcjonalność bym nie zapłacił, ale jeżeli pracujesz w firmie, w której zatrudniasz choćby Twój zespół, tj. zespół menedżerski zatrudniający 12 osób. Każdy ma swoje cele, które się wpinają razem
w strategię, potrzebujemy je sprawdzić gdzie my w ogóle jesteśmy, to dzięki ułożeniu tego w tym miejscu masz niezłą kontrolę nad całością. Dlaczego? Bo bardzo łatwo jest złapać, złamać ten link pomiędzy strategią, celami, projektami, pracą bieżącą. Tego jest tyle, że w pewnym momencie nie wiesz po co popychasz taczki, a to jest o tyle fajne, że zakładasz sobie czapkę "Właściciel Strateg" i patrzysz: dobra, mamy tutaj nasz cel, to było okej, "praca na relacjach", "grupa celów związanych z relacjami z klientami" i mam tutaj "wdrożenie systemu pracy z klientami butiku". Okej, co się tutaj dzieje? Klikam sobie na ten cel, wiem, jak wygląda i sprawdzam, czy jakikolwiek projekt jest z nim powiązany. Wychodzi na to, że okej, nie ma żadnego powiązanego projektu, ale jak to? Pewnie nic z tym nie zrobimy. Masz od razu informację czy praca jest zadbana, czy wszystko się dzieje,
bardzo to ułatwia zapanowanie nad całością. Teraz, czy wszystko jest tutaj tak super mega na różowo świetna funkcjonalność? Ta funkcjonalność jest bardzo prosta, ona nie musi być bardziej skomplikowana, bo tak na dobrą sprawę to jest kwestia: wypracowanie tych celów jest trudne. I tutaj akurat odnośnie wypracowania celów, to my mamy trochę bardziej zaawansowaną opcję w naszym sklepie, w Szkole Zarządzania Projektami Online, jest szablon karty celów. Czyli można sobie te cele wypracować, poukładać, a później, jak się wypracuje, poukłada i wrzuci do Asany, to może być całkiem niezła opcja, a jeżeli nie chcesz tej Asany kupować i z niej korzystać, to karta celów może pomóc. Link do tego szablonu znajdziecie w opisie. Uważam, że akurat nasz szablon w Excelu
ma więcej funkcjonalności niż ma ta opcja i dla małej, średniej firmy, dla poszczególnych zespołów się sprawdzi. Natomiast powiem Wam, że dla mnie osobiście, tak patrząc z perspektywy właściciela firmy, osoby zarządzającej tym, ta część związana z celami jest bardzo ważna, bo dzięki temu wszystkie linki są ze sobą powiązane. I tak się zastanawiam, że to, o czym myśli Asana, i w którym kierunku oni poszli, tak jak wersja Premium była dla menadżerów, to Business jest właśnie na poziomie zarządzania z perspektywy strategicznej, upewnienia się, że strategia przekłada się na konkretne cele, cele przekładają się na projekty, po prostu lubię tą funkcjonalność i jestem urzeczony, urzeknięty? Jestem pod wrażeniem tej właśnie. Wiem, że po prostu bardzo mała liczba osób doceni ten element, ale pozdrawiam wszystkich, którzy, którzy widzą w tym potencjał. Kolejna rzecz, która będzie pewnie bardziej doceniana przez większość osób, to jest obciążenie pracą, bo to jest taki element, do którego docieramy praktycznie wszędzie, wdrażając podejście projektowe, że najpierw fajnie, jak robić projekty, mamy ułożone projekty, jak rozdzielić pracę super, a w pewnym momencie jest: jak sobie poradzić z tą ilością flag. I Asana ma to rozwiązane,
tylko to jest w ogóle ciekawe, że ten widok obciążenia pracy jest widoczny z poziomu portfela projektów. No i teraz pokażę Wam, jak ten widok wygląda. Ten widok wygląda tak, że jak sobie popatrzymy przez osoby, które są w zespole, tu jest ćwiczebny zespół dwuosobowy, tak, żeby nie wyszedł za bardzo, to widzę okej jak bardzo na tych wykresach człowiek jest obciążony. Powiedzmy sobie półrocze, no i widzimy, że są tutaj jakieś peaki, później gdzieś to tam spada. Mogę sprawdzić nad czym człowiek pracuje,
nad jakimi projektami, za co odpowiada w tych poszczególnych obszarach. Fajna opcja, fajna opcja. Natomiast tak, ciekawostka, bo jak sobie popatrzymy na detale, mogę sprawdzić nad czym człowiek pracuje i jaka jest suma tej pracy w danym obszarze. I tam jak, nie wiem, czy widzicie, jest na tyle mało, ale podpisuje miesięczną wydajność. Miesięczna wydajność, tam tutaj wychodzi dla Dominika, że to jest 5 zadań, pod spodem nad 5 człowiek pracuje. Hmm, ja bym w ogóle, to jest znowu jak próbujemy to połączyć z portfelem, powiem Wam, czemu mam z tym problem. Pracujemy na poziomie portfela,
czyli na takim poziomie strategicznym, to mierzenie wydajności, że wydajność to jest x projektów, jest jakaś po prostu abstrakcyjna trochę. Ta wydajność może mieć sens, jeżeli komuś zlecamy jakieś kolejne, konkretne, powtarzalne zadania, czyli ktoś opracowuje np. ileś grafik do sklepu online albo robi tłumaczenia, no to możemy sobie robić wydajność: ile minut filmu przetłumaczył albo ile takich standardowych grafik przygotował.
Natomiast z punktu widzenia portfela to jest fajny widok, który pokazuje bardziej obciążenie, jeżeli tutaj sobie umieścilibyśmy szefów działów, pokazuje obciążenie, jak bardzo poszczególne działy są zaangażowane w projekty i czy jesteśmy w stanie tam coś więcej zrobić, czy być może się przyblokowaliśmy i musimy jakoś sobie to rozłożyć lepiej. Więc z tego bym korzystał na poziomie portfela, natomiast nie wykluczam tego, że to obciążenie pracą można też wykorzystać, jeżeli sobie zrobimy portfel na poziomie zespołu i ludziom przypisujemy poszczególne zadania i wtedy chcemy zobaczyć, jak bardzo są obciążeni, czy nie przeciążyliśmy kogoś za bardzo. Więc to jest dodatkowe narzędzie, które można wykorzystać nie tylko na poziomie strategicznym, ale też na poziomie menadżera. I znowu to, co jest fajne, ponieważ Asana, wszystko tam gada ze sobą, to to narzędzie po prostu powstaje samo jak tylko coś zaplanujesz, widzisz jak bardzo ludzie są przeciążeni. Oczywiście nie jest to super doskonałe, wymaga trochę pracy, ale jest bardzo obiecujące i znowu wszystko zamyka w 1 narzędziu, więc to obciążenie pracą, dosyć spory potencjał i na pewno oprócz, jeżeli chodzi o portfel i jeżeli chodzi obok portfela, to jeden z takich argumentów, że warto by było pójść w tym kierunku. Już w ogóle decydując się na narzędzie, zaczynając od niego to zobaczyć, co się dzieje na kolejnych etapach i w pewnym momencie jest spora szansa, że Twój zespół też dotrze do tego, że musi zarządzać obciążeniem, to tutaj jest. Reguły niestandardowe, o regułach mówiłem w filmiku o Premium,
więc nie będę się za bardzo rozwijał, natomiast reguły niestandardowe to jest taki ładny "nice to have", że możemy sobie stworzyć reguły automatyzujące nam pracę w Asanie. I mamy tutaj jakąś ilość wyzwalaczy, jeżeli dodano zadanie, albo zadanie zaktualizowano, albo coś się tam działo, to możemy wykonać jakieś konkretne akcje. Możemy przesłać gdzieś zadanie, zaktualizować je, podłączyć je do któregoś z narzędzi, z którym Asana się w miarę łatwo integruje. Super, fajnie, świetnie, nie, żeby rzuciło mnie na kolana, ale przyjemne, warto może mieć. Myślę, że dodali to po prostu jako taką opcję, taka "a być może ktoś się kusi, bo wszystcy lubią sobie dopasowywać co do siebie". Kolejna rzecz, to rozgałęzienie formularzy. W wersji Premium mamy dostępne formularze, takie jak z Google Forms do tworzenia ankiet.
Tutaj możemy te formularze rozgałęziać, czyli w zależności od odpowiedzi na dane pytanie możemy dodać różne ścieżki tych formularzy. Dla mnie szczerze nie jest to coś, co projektowo, czy do zarządzania firmą jest must have, więc w ogóle nie brałbym tego pod uwagę, ale znowu, jeżeli pracujesz w środowisku, w którym feedback jest istotny i chcesz te informacje zbierać, no to może być dosyć fajna opcja, ale ja za to bym nie zapłacił. Zatwierdzanie, zatwierdzanie to jest z kolei ciekawa opcja odnośnie komunikacji. I znowu, mówiłem o tym chyba w poprzednim
odcinku, ale to tak chodzi za mną ten wniosek, że te narzędzia wygrają i utrzymają się na rynku, które będą potrafiły zadbać o usprawnienie komunikacji, przepływu kluczowych informacji w projektach. I widać, że tutaj Asana ma pewne fajne funkcjonalności, które wynikają z intensywnej pracy z klientami też. Jestem ciekaw, gdzie będą szli dalej, natomiast wracając do zatwierdzania, bo żebym nie zrobił za dużo dygresji. O co chodzi z zatwierdzaniem? Możemy sobie niektóre z badań w projekcie zaznaczyć jako zatwierdzenia.
I o co chodzi w takim zadaniu typu zatwierdzenie? No, może mamy 3 opcje: albo możemy zatwierdzić, że praca jest zrobiona, albo możemy zażądać zmian, albo możemy odrzucić. Jeżeli sobie wybierzemy konkretną opcję, zapali się nam to na tablicy Kanbanowej. Świetna opcja do zastosowania, jeżeli musisz coś przekazać do klienta, i tak naprawdę miałem mocne skojarzenie jak pracowałem nad funkcjonalnościami z Business, że one wynikają bardzo mocno z branży reklamowej, bo tam aż się prosi o zastosowanie tego. Czyli masz pewne zadania, które przesuwasz na Kanbanie do zrobienia, w trakcie, zrobione u klienta i klient klika na zadania i albo je zatwierdza i wtedy wiesz, że jest zrobione, albo żąda zmian, albo je odrzuca i możemy nad tym popracować. Odrzucono oczywiście zapali się na czerwono, no i wtedy możemy porozmawiać dlaczego jest odrzucenie, co się dzieje, popracować nad tym w komentarzach. Ciekawa opcja, da się to ograć też w opcji
Premium tak na dobrą sprawę polami niestandardowymi i odpowiednio ustawiać tablicę Kanban, natomiast to jest taki łatwy, fajny przydaś; też jak już jesteśmy to możemy dorzucić do koszyczka, chętnie skorzystamy. Ciekawą opcją są adnotacje: adnotowanie i umieszczanie feedbacku, i stąd się wzięło też moje spostrzeżenie, że to branża pracująca mocno z klientem będzie miała tutaj bardzo dużo korzyści, i to nie tylko agencja marketingowa, jak np. tworzysz jakiekolwiek rozwiązanie informatyczne, dajesz do klienta choćby stronę do przejrzenia to tutaj wrzuciłem nasz obrazek, użyjemy obrazek z dopasowaniem narzędzi projektowych, bo może wiecie, albo nie wiecie, my się zajmujemy oprócz zarządzania projektami dopasowaniem i też doborem właściwych narzędzi i jak szukać narzędzia dla siebie. A tu możemy przyjść, zbadać swoje potrzeby, czego potrzebujesz i z tych wszystkich różnych opcji dostępnych pomóc Ci wybrać to, czego potrzebujesz. I akurat wziąłem obrazek z naszej oferty, żeby zademonstrować
Ci o co chodzi z adnotacjami. Otwieramy sobie obrazek, jak klikniemy sobie adnotacje tutaj, możemy kliknąć o tu, by była, chciałbym w danym miejscu na obrazku dać jakąś informację, że tutaj np. brakuje nam jakiegoś fajnego akcentu. To jest absolutny feedback, który bardzo często dostają graficy: "zrób, żeby było ładniej, bo nie wiem do końca, czy to jest ładne". Możemy dodać opis: "coś super ma być", więc pozdrawiam wszystkich grafików, którzy dostają "nie wiem, o co chodzi, ale brakuje tutaj efektu wow". To jest właśnie ten temat. Możemy dodać elementy i możemy sobie
stworzyć zadanie. I teraz to, co jest fajną rzeczą, jak ktoś sobie patrzy i widzi, że ma adnotację, widzi, w którym miejscu to jest. Widzi też, jakie zadanie w tym jest stworzone, i że ma coś z tym zrobić. Według mnie
świetna rzecz, bo pracujesz wtedy w kontekście, w którym się znajdujesz. Jesteś na obrazku, na obrazku dostajesz zadanie, zadanie od razu ląduje u konkretnej osoby, bo wyobraźcie sobie jak to najczęściej wygląda. Jest obrazek, jest wymiana maili: "w prawym punkcie, w prawym górnym rogu masz do zrobienia coś". Według mnie świetne. Znowu miałem problem z urzekaniem, według mnie to jest genialne rozwiązanie, bo od razu przekłada feedback na konkretne zadania. Tworzy się nam podzadanie do wykorzystania, super rzecz i widzę zastosowania tego naprawdę dużo.
Blokowanie pól niestandardowych. Pola niestandardowe to są takie elementy, które możemy sobie stworzyć tutaj dodatkowo do opisywania zadań. Blokowanie pozwala Ci jako administratorowi ustalić, że pewne rzeczy będą niezmienialne przez zespół. Nikt nie może ich zmieniać, żeby nie robiło się zamieszania. To znowu, dlatego, to nie jest "wow" i dlatego kupujemy opcję Business, ale widać przydatne, bo jak zaczynasz pracować z coraz większym zespołem, to każdy swoje tam coś pozmienia. Mieliśmy taką sytuację, że nawet w naszym małym zespole ustawiliśmy pole, ktoś mi pozmieniał kolorki, ja do innych byłem przyzwyczajony, wygenerowało zamieszanie. I to blokowanie jestem sobie w stanie wyobrazić,
że się przydaje, plus opcje zaawansowane: integracja z Salesforce, Adobe Creative Cloud, Tableau, Power BI, itd. Nie analizowałem tych rzeczy i nie analizowaliśmy jeszcze, jak wygląda to połączenie, chociaż jest spora szansa, że niedługo też wrócimy z jakimś odcinkiem, który łączy narzędzia do zarządzania projektami z CRM i sprzedażą, bo wchodzimy w tego typu tematy coraz częściej i ważne, żeby zrobić żeby to ze sobą gadało, więc jest spora szansa, że popatrzymy, jak to wygląda z perspektywy Asany i jak to ze sobą zgrać. I to by było na tyle, jeżeli chodzi o funkcjonalności. Jeżeli chcesz zobaczyć co jest w opcji Premium, to warto sięgnąć po poprzedni odcinek. Jak szukasz narzędzia dla siebie, to kliknij w link pod spodem. Posłuchamy, zobaczymy, nad czym pracujesz, co możemy zaproponować. Z mojej strony tyle, jak się Wam podoba ta seria z narzędziami
i sięganiem za kurtynkę, tym, co jest schowane, dajcie koniecznie znać w komentarzach. To będzie info dla nas, że idziemy w dobrym kierunku i trzeba sięgnąć po kolejne narzędzia i w komentarzach też możecie napisać, jakim narzędziom powinniśmy się przyjrzeć. Tyle z mojej strony, powodzenia we wdrażaniu narzędzi i zapraszam do współpracy. Pamiętajcie, samo się nie zrobi!
2021-10-28 17:36
