9. Nonprofit Data Management Technologies by David Dunn

Tratemos de aprender tanto como podamos. Genial, muchas gracias. Si quieres, envié ese esquema (Outline), lo hice muy rápido.

Si desea seguirlo o si desea tomar notas al respecto, o hacer tu propia copia en Google Docs o copiar y pegar, hagas lo que hagas que funciona para ti. Quiero agradecer a Nonprofit Builder por la oportunidad de hablar con ustedes. actualmente son las 4:00 de la mañana en mi zona horaria en este momento, que en cierto modo funciona bien para mí porque tengo los ritmos circadianos de un hombre de setenta años.

Pero también agregaré que mis los deberes de papá no empienzan hasta dentro de un par de horas. Pero también confío en el hecho de que en los días de escuela, mis hijas/os solo se levantan de la cama bajo mucha presión. Si por alguna razón un/a niña/o con ojos llorosos entra en la habitación, Agradezco de antemano su comprensión. Hablando de ser padre, un poco sobre mí.

Mencioné que tengo hijas/os, tengo tres. La más grande tiene 18 años y lo sabe todo. Mi hija/o menor tiene 12 años y le gusta el jujitsu, y mi hijo del medio es excelente en los deportes y aspira a una carrera en la que tiene que trabajar lo menos posible. Eso me pone en 43, lo que me gusta decir porque a veces me dicen que parezco más joven de lo que soy y he existido por un tiempo. Empecé en la Academia como estudiante de doctorado, luego profesor e instructor especial para algunos programas universitarios adicionales en (la universidad de) Vanderbilt. Más tarde, me convertí en consultor educativo (*perdóname*) para algunos de esos mismos programas.

Aunque formaban parte de Vanderbilt, también tenían sus propios presupuestos. Tenían sus propios gastos, tenían que pagarle a la universidad por las cosas que querían usar. Entonces, en muchos sentidos, era como una pequeña organización sin fines de lucro dentro de una institución muy grande. Esas son a veces las cosas más difíciles de hacer, ya sabes, no podemos hacerlo de esa manera, pero lo hicimos funcionar. Mi trabajo allí implicaba mucha resolución de problemas con recursos limitados.

Así que para darle algunos ejemplos del trabajo que hice allí y luego también del trabajo que sigo haciendo ahora. uno de los problemas que encontré al principio fue gente con grado de maestría gastar demasiado tiempo en la entrada manual de datos porque les dijeron que un sistema en línea costaría USD 50,000 para cumplir con los diversos requerimientos de la institución. Descubrí cómo hacerlo por cero dólares solamente usando herramientas que ya existían y simplemente las juntando, ya sabes, luego expandindo para incluir portales de padres y maestros, desarrollando tecnologías para la gestión de estudiantes, programas del campus, casos y miembras/os. Realmente, antes que supiera lo que son cosas como un CRM (gestión de relaciones con clientes), Sólo veía la necesidad y probaba el sistema.

Fue en ese proceso que vi cómo, como un cambio marginal, puede tener un gran impacto. Así que darle a la gente un poco más de tiempo y un poco más de espacio de cerebro tiende a liberar una tremenda cantidad de energía, especialmente si esas personas son impulsadas por una misión y y una especie de motivación interna y centrada en obtener grandes resultados para sus conciudadanas/os. También vi lo que puede pasar cuando la gente toma un enfoque de "talla única". Que probablemente me escucharás hablar muchas veces. Odio los enfoques de talla única. No creo en ellos. Hubo una violación de datos, en realidad no con nosotras/os, sino con otro programa en cuyo punto la universidad decidió que en realidad todos los programas deberían trabajar bajo el mismo sistema básico.

Ahora, nuestros programas y tecnologías eran más complicados y más avanzados que algunos de los otros programas cuando esto estaba sucediendo. Así que el (equipo de) TI quería trabajar con nosotras/os primero para tratar de tener una idea, como dije, "si podemos hacer algo que funcione para ustedes, podemos hacer que funcione para cualquiera". Así que pasamos alrededor de un año en reuniones tratando de arreglar las cosas, y no funcionó para nosotras/os. Realmente nunca funcionó para los otros programas.

El TI estaba refiriendo gente a mí y, como "Bueno, puedes probar esto y esto". Nosotras/os manejamos encontrar maneras de hacer que funcione mejor. Pero también teníamos varios años de experiencia en el uso de tecnología para mejorar la eficiencia y la eficacia, y los otros programas no tenian. También escuché que un par de años más tarde, después de que me fui, la universidad abandonó ese sistema y terminó optando por otra cosa, lo que significa que todo ese año de esfuerzo y reuniones y todo el trabajo que pusieron en esto se desperdició y en parte porque simplemente no escucharon o no anticiparon o apreciaron lo que no sabían. Bien intencionado. Pero hay un dicho que dice que el camino al infierno está pavimentado con buenas intenciones.

Bueno, comencé mi propia empresa de consultoría. en enero de 2020 porque tuve un "timing" excelente. No obstante, he acumulado una lista creciente de clientes desde San Francisco hasta Sudáfrica. Todos ellos son pequeños. Todos ellos tienen necesidades únicas. Ese es mi nicho, lo que significa que la mayoría de ellos terminan siendo organizaciones sin fines de lucro porque me enfoco en tecnologías económicas para las organizaciones que tienen operaciones y consideraciones que no encajan totalmente en el molde.

Eso a menudo puede parecer análisis e investigación de sistemas, lo que ayuda a obtener y configurar e implementar una solución, que es de lo que hablaré hoy. En algunos casos, el diseño de aplicaciones personalizadas en plataformas FileMaker o Salesforce u otras plataformas de código bajo. Todo lo que hago es personalizado. Como dije, no creo en soluciones únicas para todos. Entonces eso significa que, si me buscas para decir cosas como "si estás haciendo X, entonces necesitas del producto Y" "si estás haciendo A, necesitas un producto B".

Realmente no voy a hacer eso. Ciertamente puedo hablar sobre los aspectos positivos y negativos de los sistemas con los cuales estoy familiarizado. Reconociendo que habrá algunos sistemas que no soy porque siempre hay cosas saliendo del mercado, pero raramente voy en detalles hasta que realmente comprendo completamente la situación. Así que estoy feliz de responder preguntas, ya sabes, sobre generalidades, y aprender un poco sobre la situación. Pero si doy algún consejo específico, solo tómalo por adelantado con cierta reserva. Además, me han dicho que yo hablo rápido y si voy demasiado rápido...

Bueno, afortunadamente esto se está grabando, así que podrías verlo de nuevo en velocidade 0.5, pero también siéntete libre para avisarme si necesito reducir la velocidad. OK entonces así que permítanme hablar de algunas tendencias generales en realidad para decirnos por qué esto es importante, lo que significa algo de lo que digo, no todo, pero son tendencias. Parte de lo que digo probablemente se aplicará a algunas de sus organizaciones, Por lo menos un poco.

Es una de esas cosas que me sorprende cada vez, pero lo creo cuando pienso en como mi propia experiencia es que dicen que el 37% del software no se usa y esto se ve mucho en organizaciones que han existido por un tiempo. Hay una especie de deslizamiento de software que sucede y simplemente siguen pagar tarifas de licencia por cosas que la gente en realidad no usa en absoluto, lo que significa que hay una buena oportunidad como organización podrías estar pagando por cosas que nadie necesita y nadie usa, que esencialmente está quemando tu dinero. Y por cierto, hablando de seguridad de datos, cada aplicación que está en el sistema es un posible punto de infracción, especialmente si está basada en nube. Entonces, ya sabes, si se conecta a algo. Así que hay una buena probabilidad de que no solo el presupuesto podría ser desperdiciado, pero también que hay una puerta allí. 20%. Ese es el tiempo estimado que la gente gasta buscando información interna.

Recuerdo una vez este, mi recuerdo favorito, dependiendo de cómo lo pienses, pero quería sentarme en una reunión de una hora de duración por 25 minutos. Mientras la gente en la reunión trataba de averiguar cómo alguien que no estaba presente había nombrado un archivo que necesitaban mirar y hacer referencia en la reunión. El archivo terminó llamándose "PD19", obviamente. Entonces, si piensas en todo el tiempo que pasaste revisando los correos electrónicos, buscando documentos, tratando de acceder a información vital que está encerrado en la cabeza de alguien que está enferma/o en casa, sabes que hay mucho tiempo que se desperdicia allí. un día a la semana por empleada/o: es cuanto tiempo se pierde haciendo tareas sin sentido, repetitivas, tareas que podrían ser automatizadas.

Tenía un cliente que necesitaba una forma económica de hacer que las personas realicen autoinformes de diversas actividades en la comunidad. Era una organización ambiental. Estaban haciendo campañas para mejorar el área local, y entonces había puntos que podían obtener por cosas como plantar un árbol o lo que sea, cualquiera que sea el caso. Y cuando hicieron esto en el pasado, básicamente pasaron una hora por la noche tomando datos de un formulario de Google y luego ingresarlo y convertirlo en una hoja de cálculo.

(Y algunas/os de ustedes ya pueden ver un problema con eso) y convertirlo en una hoja de cálculo y luego alojarlo en línea es como una tabla de clasificación. Y querían ayuda para hacerlo. Mencionaron que estaban buscando un/a voluntaria/o para ayudar con eso porque es mucho tiempo. Y tan pronto como escuché "Google Form", dije, "Espera un minuto". "Espera. Espera".

"Estás usando un formulario de Google para esto?" En ese momento pasé alrededor de una hora de mi tiempo reuniendo algunas fórmulas que básicamente tomaron el formulario de envío, lo convirtieron en una tabla dinámica y lo enviaron a un gráfico que luego podrían mostrar en su página web. Y eso se actualizó más que nunca. Alguien envió un formulario. Fue en tiempo real. Entonces, si estás pensando en el tiempo perdido allí, ¿verdad? Esta fue una campaña de seis semanas. Lo hacían cinco días a la semana, lo que significa que pasaban unas 30 horas para una persona con un grado de maestría en un nivel bastante alto nivel, simplemente ingresando formularios de Google en hojas de cálculo, lo cual fue una locura.

Pero de nuevo, me encontré con esta cosa muchas veces, y eso fue como una cosa. estoy dispuesto a apostar que si estuviera escuchando otras situaciones e historias, habría más de ellas. Encuentro ineficiencias todo el tiempo. USD 11,000 por empleada/o es lo que se estima que se perderá en sistemas de comunicación ineficaces, por lo que el ir y venir que tiene con hilos de correo electrónico y documentos que son la versión incorrecta. No solo es molesto, es costoso.

Afecta a su productividad. Y personal costos también son generalmente sus mayores costos. Son más difíciles de ver porque no hay un extrato necesariamente a fin de mes, pero se puede. Por lo tanto, no puede ver una línea de pedido por cuánto está perdiendo en términos del potencial de su empleada/o. Pero puede ver una línea de pedido para una pieza de software, lo que solo significa que se necesita un poco más de trabajo para averiguar cómo ese software podría afectar los costos de mano de obra. Un estudio, este es mi favorito en realidad. Un estudio preguntó,

¿Se diseñó su tecnología teniendo en cuenta las necesidades de su gente? Y los hallazgos fueron que el 90% de las/os jefes, el 90% de las/os ejecutivas/os dijo, "sí, nuestra tecnología fue diseñada teniendo en cuenta las necesidades de nuestra gente". El 53 % de las/os empleadas/os de primera línea está de acuerdo con esa afirmación, lo que significa que casi la mitad de las personas que estaban usando la tecnología dijeron: "No, esto simplemente no funciona para nosotras/os". Y, sin embargo, la gente a cargo pensó que, sí, en su mayoría lo era, lo que significa, por supuesto, que si estás pensando que las cosas van mal, en realidad es probablemente un poco peor que eso. 450%, creo este es cuánto más probable es que las/os empleadas/os de organizaciones con tecnología rezagadas renuncien.

La mala tecnología no es solo una molestia, en realidad es tipo una asesina de almas, es un triturador de espíritus. Creo que hay un par de razones en juego y creo esto es especialmente cierto para las organizaciones sin fines de lucro, y una de ellas es que las personas, especialmente las jóvenes, hoy en día, no solo trabajan por el dinero trabajan por sentido, quieren encontrar sentido en lo que hacen. Ese es un impulso humano fundamental. Y si las malas tecnologías están frustrando esa búsqueda fundamental por significado, entonces naturalmente, voy a querer ser atraída/o hacia un lugar donde pueda tener mi significado cumplido.

Especialmente si tengo planteado mis preocupaciones a mi jefa/e y no pasó nada. La gente necesita sentirse escuchada. Necesitan encontrar significado en lo que hacen. Y entonces, sí, creo que esto probablemente tiende a afectar moral y retención. Agregaré, sin embargo, si eres un poco como yo una persona con formación académica, Miro estas estadísticas y digo, OK, bueno, espera un minuto, espera.

Parte de esto es investigación de industria, por lo que me siento obligado a decir: sabes, tal vez algo de esto tiene un ángulo, ya sabes, tal vez deberíamos tomarlo con cierta reserva. Entonces, como un experimento mental, ¿Qué pasa si simplemente tomamos todos esos números y decimos: "Sí, está bien, partámoslo por la mitad?" Que en lugar de 37% del software que no se usa, ya sabes, considerar que es 17% de tu presupuesto de software que está quemado. Que las personas en lugar de 16 horas a la semana buscando a alga información interno, solo gastan 8 Que en lugar de 1 día a la semana por empleada/o en tareas que podrían ser automatizadas Digamos que es medio día por la semana, por empleada/o o con días de vacaciones, según donde estás, tal vez como 18 semanas al año. Los 11.000 dólares, vamos a reducir para una pérdida de 5,000 dólares por empleada/o. Nuevamente, número par, agradable. Creo que la brecha de percepción es probablemente más cercana a la precisión.

Pero sigamos adelante y reduzcamos eso también. Así que solo el 17% de nuestras/os empleadas/os, o casi 1 en 5 están un poco más frustrados de lo que crees. Lo que significa que parte de su mejor y más dedicado personal, si está en una organización de tecnología rezagada, tal vez solamente 225% más de probabilidades de renunciar. Así que te sientes mejor con eso, ¿verdad? Hay mucha más investigación por ahí, pero puedo decirles es que yo no estaría en el negocio si no hubiera una necesidad. Es tan simple como eso. Las organizaciones pequeñas, especialmente las pequeñas sin fines de lucro, están perdiendo calidad la eficiencia, y están perdiendo capacidad productiva debido a un mal ajuste o tecnologías obsoletas.

Así que con esa introducción fuera del camino nos enfocamos en lo que vamos a hablar. Vamos a hablar de CRM y no voy a hablar de secretos, Voy a hablar sobre los CRM de la misma forma en que podría hablar sobre Edgar Allan Poe si quisiera enseñarte sobre ficción gótica estadounidense. Así que voy a hacer mucha referencia a los CRM como una especie de punto de orientación porque es algo con lo que muchos de nosotros estamos familiarizados, pero estoy usando ese particular también para alejarme del universal porque los principios de clasificación y configuración y el uso de uno de estos sistemas son básicamente los mismos en todas las plataformas. Y la verdad es que todos funcionan de la misma manera cuando te pones manos a la obra.

No lo estoy, de nuevo, realmente no voy a hablar de ningún producto en particular, Puedo mencionar algo con fines ilustrativos, pero, de nuevo, mi creencia verdadera y sincera es que no hay un solo buen producto para una sola organización. Lo que eres y lo que haces es único. Así que no voy a dar aquí un mapa del tesoro o un árbol de decisiones.

Simplemente no es una línea clara. Lo que puedo hacer es darles algunas cosas para mirar para pensar, hacer y evitar hacer. Y por eso, voy a empezar con los fundamentos de cómo funcionan los CRM y otras tecnologías de gestión de datos. Me voy a poner un poco nerd, pero también voy a tratar de evitar jerga. Entonces, si hay ingenieras/os de software o diseñadoras/es de bases de datos en la sala, por favor, cuando llegue a esta, esta parte, no dejen que les explote la cabeza, entonces voy hablar sobre lo que debe hacer y lo que debe considerar cuando busca un CRM y, de nuevo, tecnología de gestión de datos. Pero volver a obtener la aplicación correcta no es suficiente.

Se trata de usarla, por lo que debe configurar las cosas de una manera que la hará útil para su organización. La mejor tecnología cuando no está bien configurada es básicamente la peor tecnología. Y luego voy a hablar sobre las estrategias de adopción e implementación. ¿Así que compraste esta cosa? Prepararla. ¿Cómo te aseguras de obtener el valor de tu dinero? ¿Cómo te aseguras de sacar el máximo provecho de esa inversión? para que siga siendo útil durante mucho, mucho, mucho tiempo? Así que con eso, vamos a hablar de cómo funciona la tecnología de gestión de datos.

¿Cuál es la premisa y, por lo tanto, cómo se usa depende mucho de si es una organización sin fines de lucro o con fines de lucro. Si es una organización con fines de lucro, entonces CRM significa Gestión de Relaciones con el Cliente Es un software que ayuda a una empresa a administrar las relaciones con sus clientes, por lo que CRM se trata básicamente de ventas. El representante de ventas tiene un cliente potencial con el que contacta a ese cliente potencial y CRM les ayuda a realizar un seguimiento de todos los diferentes pasos del proceso que están involucrados en la conversión de un cliente potencial en un cliente. Y una vez que ese cliente potencial se convierte en cliente, entonces lo quieres convertir en un cliente habitual, quieres que sea un cliente que canta elogios, que te recomienda a los demás. Entonces, tu CRM en ese caso podría automáticamente ponerles en una campaña y hacer cosas como enviar correos electrónicos de feliz cumpleaños, lo que sea, lo que sea que configures ahora. Y también ayudará líderes a tomar decisiones informadas sobre la mejor manera de hacer crecer el negocio, porque líderes pueden ver todos los datos que han sido capturados en ese CRM y tomar decisiones estratégicas más sólidas al respecto.

También les dirá a representantes de ventas qué negocios priorizar, porque seamos realistas, algunas cuentas tienen mayor prioridad que otras y requieren diferentes tipos de acciones, y un CRM puede ayudar a las empresas a identificar prioridades que podrían haberse pasado por alto y tomar medidas que tienen más probabilidades de conducir al éxito a largo plazo. Los CRM también son muy buenos para ayudar a las empresas a ser más eficientes. Son muy buenos para ayudar a las empresas a mejorar el servicio al cliente y proporcionar datos valiosos para decisiones importantes, razón por la cual las organizaciones sin fines de lucro comenzaron utilizarlos.

Y, en muchos sentidos, un CRM sin fines de lucro se parece mucho a un CRM con fines de lucro. La "C" en CRM sin fines de lucro significa "constituyentes" (conciudadanas/os), por lo que se podría pensar que un/a director/a de desarrollo puede pensar en un "constituyente" como donante, que es como las ventas. Debido a que un donante es potencial, el director de desarrollo contacta al donante o trata de convertir el donante potencial en un donante real. Y una vez que se convierten en donante, el director de desarrollo quiere la acción, quiere realizar acciones que conviertan al donante en un donante leal y frecuente. Y así, y también, como con contactos comerciales, algunos donantes requieren respuestas diferentes que otros. Si soy una persona que gana 50 dólares al mes, eso es admirable, pero si soy multimillonario extremadamente caritativo, sabes, Es posible que solo quiera manejar mis respuestas a esos de manera un poco diferente.

Tal vez, sabes, el correo electrónico estándar no es lo suficientemente bueno. Tal vez necesite que el director de desarrollo llame directamente y piense en esa persona por su contribución y un CRM te ayuda a hacerlo. Entonces, cuando se trata de donaciones, organizaciones sin fines de lucro y con fines de lucro son muy similares. Pero ahí es donde terminan las similitudes.

Hay coincidencia cuando se trata de dinero, parte de él no contar las subvenciones puede ser algo relacionado con la gestión de casos que se superpone, pero "constituyente" para organizaciones sin fines de lucro realmente es una categoría mucho más amplia. Podría ser un donante, alguien que dona dinero. Puede ser un cliente, alguien que está de una manera como el destinatario de ese dinero frente a sus servicios. O ambos. Un constituyente puede ser un voluntario que luego comiencen a donar. Podría ser un donante que comienza a ser voluntario. Puede ser un cliente que termina haciendo todo lo posible por tu organización.

Constituyente para organizaciones sin fines de lucro no es necesariamente solo una cosa. Tengo un cliente que se preocupaba que su su widget (miniaplicación) de donación en línea no se estaba bajando en Salesforce correctamente porque recibió esta donación, que era tipo sólo un dólar. Y él es como, "¿qué? Eso no puede ser verdad. ¿Qué está pasando con esto?"

Así que me fijé y dije, "Oh sí, esta es una persona ustedes ayudaron hace unos años antes de unirte. Y las cosas obviamente todavía están difíciles para esa persona, pero aportaron un dólar. Querían aportar lo que podían porque se ha ayudado a la gente sienten gratitud y hacen lo que pueden". Así puedes pasar de ser cliente a donante; o de donante a voluntario; y a cliente de nuevo. Todo tipo de cosas se mezclan. Y sabes, reviso mis matemáticas en esto, y ayer le pregunté a un amigo mío, quién es quién es un matemático. Como, ¿Cómo es esto?

Creo que parece que hay siete cosas diferentes. Y me dijo que hay 15 caminos diferentes que una persona podría tomar para obtener a cualquier combinación de las cosas que acabo de exponer, lo que significa, por supuesto, que no hay un canal de ventas. Hay 15 canales, 15 jornadas que la gente está tomando y que son todos muy diferentes. Entonces, un CRM, con el debido respeto al CRM con fines de lucro, CRM para organizaciones sin fines de lucro, lo encuentro más complicado y por eso más divertido, y también es básicamente sólo una parada mínima. También tiene socios comerciales y comunitarios, eventos, que son parte de la divulgación/ difusión.

recaudadores de fondos, agencias gubernamentales, organizaciones donantes, distintos requisitos de presentación de informes, sin mencionar las vulnerabilidades e incertidumbres económicas que son exclusivos de las organizaciones sin fines de lucro. Las subvenciones a menudo se renuevan cada año. Pueden ser retirados de última hora.

Estás sujeto a los caprichos de varios benefactores que creen que deberías estar agradecido. Que por supuesto que eres. Que te dieron la ayuda que te dieron.

Pero hace que sea difícil planificar. Por lo general, tiene menos "overhead" (gastos generales). O se espera que operes con menos "overhead", lo que significa que cuando los tiempos se ponen difíciles, tienes que resolver las cosas bastante rápido, lo que significa...

Todo esto significa que básicamente necesitas ser capaz de convertir un centavo para adaptarte muy rápidamente, para cambiar ediciones, para aprovechar oportunidades repentinas y hacerlo todo con tu personal, tus recursos y mucho más incerteza que nadie. Entonces necesitas un sistema que puede manejar toda esa variabilidad, lo que nos mete en la estructura del CRM o cualquier sistema similar: Qué es, cómo funciona en conjunto. Y esta es la parte nerd. Y de nuevo, gradezco de antemano a las personas que son gente de tecnología por no dejar que sus cabezas exploten.

Dije al principio que estas tecnologías, mencioné que todos funcionan de la misma manera. Y aquí por qué. No importa cuán avanzado están en su núcleo, son solo bases de datos. Y hay básicamente sólo tres tipos de bases de datos: bases de datos planos, relacionales y gráficos. No voy a hablar de bases de datos gráficos. Todavía tengo que encontrar o pensar en un caso de uso en el que una organización sin fines de lucro podría usar una base de datos gráficos, pero estamos bastante familiarizadas/os con esta tecnología, en realidad. La base de datos de gráficos es básicamente jugar el juego "seis grados de Kevin Bacon", donde trato de averiguar cuántos pasos me toma a través de personas que conozco y ellos conocen para llegar a Kevin Bacon.

Entonces, como cuando estás comprando en Amazon y el te dice: "Oye, tal vez te interese en esto", o cuando Netflix dice "podrías mirar esta película", eso es en realidad una base de datos de gráficos que predice sus preferencias basada en ya sabes, nodos y similitudes entre diferentes entidades de datos. Pero para la gran mayoría de los propósitos de gestión de datos, estamos hablando de una base de datos plana relacional en ese orden. Una base de datos plana es la fundación de las cosas más sofisticadas de CRMs, y es donde la mayoría de las organizaciones comienzan e incluso organizaciones que tienen un consistente uso de CRM sofisticado, también usarán bases de datos planas porque una base de datos plana es solo una hoja de cálculo y las hojas de cálculo tienen una gran utilidad. Tengo una lista de contactos y una hoja de cálculo aquí, y tengo una lista de donaciones y otra y esto funciona. Construí a medida el CRM que uso como parte de mi negocio, y sigo usando hojas de cálculo.

Funcionan muy bien al principio y funcionan muy bien situacionalmente. El problema es que no escalan bien porque a medida que creces confiando en hojas de cálculo y si estás más o menos solo apoyándonos en hojas de cálculo, lo que pasa (y esto lo veo mucho) es que ese sistema tiende a empezar a obstaculizar el crecimiento. Entonces. Digamos que es fin de año.

Organizaciones sin fines de lucro estadounidenses en este momento, tienen una fecha límite próxima debido a nuestro sistema fiscal. Las organizaciones sin fines de lucro tienen que enviar cartas a todas/os sus donantes, reconociendo la suma total que han dado durante el año anterior, para que luego las/os donantes pueden poner esa cantidad en sus deducciones detalladas. Una vez más, es complicado, pero lo que eso significa básicamente es que en este momento, la gente necesita ser capaz de rapidamente mirar a su donante y saber exactamente cuánto ha dado.

Si tienes tu información en dos hojas de cálculo, entonces tienes que ordenar y tienes que emparejar todos los contactos y luego todos los "regalos" que han dado. A una persona le gusta hacer eso con tres regalos. Eso es bastante fácil. Tienes dos contactos y seis regalos. Eso es bastante fácil... Una vez que empiezas a tener, como 200 personas dando regalos.

Eso se vuelve más difícil porque la cantidad de trabajo crece exponencialmente en proporción a tu propio éxito. Cuanta más gente tengas, más trabajo tendrás que hacer, más difícil se convierte la clasificación a través de todos los datos. Requiere tiempo. Requiere atención, requiere foco y se interpone en tu propio camino.

Entonces, si estás a cargo de una organización o si eres un/a empleada/o altamente calificada/o que pasa mucho tiempo trabajando con hojas de cálculo, lo cual, de nuevo, comprendo, entonces cuanto más creces, lo que termina pasando es que tienes menos tiempo para hacer las cosas que te ayudan a crecer. Pero una base de datos que puede reconocer relaciones que pueden verlas, que puede actuar sobre ellas. Eso es lo que es un CRM y lo que hace. Entonces, sin tener que hacer nada más que presionar un botón, te da la información que necesitas, lo que nos lleva al segundo tipo de base de datos, la relacional, que son casi todos los CRMs. Así que volviendo a la donación para emparejar en la hoja de cálculo que tienes.

Y si ¿Y si fuera posible hacer la comparación/ correspondencia por ti? Una base de datos relacional puede conectar hojas de cálculo, como John Smith en sus contactos y si va a su hoja de contacto e inmediatamente hace clic en John Smith e inmediatamente se abre una nueva hoja de cálculo que muestra solo las donaciones de John Smith. Así es como las bases de datos relacionales trabajan, lo que significa que si estoy en una hoja de cálculo, puedo mirar una columna y decir algo en una hoja de cálculo. Si tengo una base de datos relacional, puedo hacerlo transversalmente en hojas de cálculo. No solo tengo que resumir mis filas en una hoja de cálculo y luego alternar entre ellos. Hay una conexión que puedo ver y manipular datos en ella, y puedo organizar esos puntos de datos de muchas maneras diferentes.

Entonces, en este ejemplo, quiero saber dónde, si el lugar donde trabaja una persona tiene alguna relación con cuánto dona. Puedo ver que John Smith y Bob laburan ambos con una Compañía X. Puedo ver muy rápidamente en la hoja de cálculo de mi organización que ambos han dado un total combinado de 500. Puedo ver eso las personas que trabajan en la Empresa X donan más y que dan con más frecuencia. Por ejemplo, propósitos. Esto no me dice mucho debido al conjunto de datos muy pequeño.

Pero si tuviera más conjuntos de datos, tuviera más puntos de datos, lo que podría hacer es aprender. Puedo mirar mis contactos y comenzar a ver tendencias y patrones más grandes entonces pude ver bien, tal vez si la Empresa X tiene más personas y donan más a menudo de lo que tal vez podría tener mejor suerte conseguir que patrocinen un evento o una empresa. ¿Por qué comparar donaciones? Tal vez esa es un área en la que debería comenzar a tratar de impulsar las cosas un poco.

Ya sabes, algo así como decir que el conocimiento es poder, lo que significa que cuanto más conocimiento tengas, mayor será tu capacidad para acceder a él, cuanto más empoderado estará como organización para hacer el tipo de diferencia que realmente quieres hacer. Como dijimos al principio, estas tecnologías no funcionan de la misma manera, son solo hojas de calculo con diferentes títulos, diferentes columnas y diferentes tipos de conexiones. Puede ser un sistema de gestión de constituyentes con contactos, organizaciones y donantes. Puede ser un sistema de gestión de estudiantes con clases, estudiantes, docentes, Gestión del aprendizaje con cursos, unidades y lecciones, Manejo de casos con familias de niñas/os y visitas. Incluso como un sistema de correo directo, contactos, campañas, correos electrónicos, clics, aperturas. Incluso puede tener un sistema masivo que combine todas esas cosas en una sola.

Realmente no importa. Lo que importa es la flexibilidad que tienes para personalizarlo para que funcione. para usted, la forma en que necesita que funcione y para rastrear el tipo de información necesitas rastrear. Entonces, ¿cómo ayuda esto? Bien, esta información es realmente todo acerca de las personas ofreciendo su tiempo y su energía y su potencial creativo porque no hay mayor recurso en una organización que personal bien calificado. Así que la diferencia que esto hace es que permite a las personas hacer las cosas que hacen mejor de mejor. Lo que debemos recordar sobre las computadoras es que son tontas.

Las computadoras son tontas. Sí, hay IA (inteligencia artificial). Sí, se han vuelto más rápidas. Sí, pueden almacenar y procesar más datos. Pero en general, siguen siendo tontas. Si alguna vez ha tenido que hacer clic en una de esas imágenes para probar no eres un robot, como encontrar todos los colectivos escolares, sabes que a veces una IA tiene dificultades para diferenciar un colectivo escolar de un tren de carga, lo que significa que un/a niña/o de tres años es más inteligente que esa IA.

Bueno, las computadoras son tan rápidas, pueden hacer ecuaciones matemáticas complejas mucho más rápido que cualquier humano. Lo harán perfectamente cada vez. No, no pueden inferir sentido, solo pueden seguir instrucciones. Y si esas instrucciones son buenas o malas, las ejecutarán perfectamente cada vez. Si tomaste una computadora y la metiste en un cuerpo humano y dijiste, "dúchate, lava tu cabello, solo sigue las instrucciones en la botella". La computadora nunca saldría de la ducha porque las instrucciones dicen lavar, enjuagar y repetir.

Nosotras/os, las/os humanas/os que podemos inferir significado, reconocemos que eso significa, como, tal vez una o dos veces. La computadora simplemente seguiría haciendo eso. Por eso digo que son perfectas en el sentido que seguirán tus instrucciones a la perfección en todo momento.

Ya sea que esas instrucciones sean buenas o malas, las seguirán, lo que significa que si puedes hacer que sean buenas, entonces usted tiene un sistema que está trabajando muy rápido y muy eficientemente para ti. Porque humanas/os no somos perfectas/os, cometemos errores. Nos distraemos. Damos pasos en falso. Somos lentas/os. Las computadoras siempre harán matemáticas más rápido que nosotras/os.

Entonces, el resultado de esto es: si podemos obtener la computadora para hacer las cosas en las que somos malos a través de un CRM, entonces tendremos mucho más tiempo para hacer las cosas en las que somos buenas/os porque a diferencia de las computadoras, somos inteligentes, podemos inferir significado, podemos usar el juicio. Podemos aprender de nuestras experiencias. Y quizás lo más importante, cuando se trata de una organización pequeña, tenemos más tiempo para ser creativas/os.

Entonces, el beneficio aquí es que usar un CRM con una estructura de datos relacionales permitirá que la computadora haga cosas en las que es buena y que la gente haga las cosas en las que son buenas. Esos cálculos, si tratamos de hacerlos algunos, y sumar, seleccionar, copiar y pegar todo eso nos va a llevar mucho tiempo y vamos a cometer errores. Pero si tenemos los datos frente a nosotras/os y podemos acceder a ellos rápidamente, entonces podemos tomar decisiones inteligentes. Podemos responder más rápida y creativamente a las circunstancias cambiantes porque la eficiencia aquí se trata de la asignación de recursos.

Las computadoras, sí las computadoras hacen cosas en las que somos lentas/os, entonces tenemos más recursos en términos de nuestro poder humano. Cuando las computadoras detectan un error, nuestro servicio mejora. Cuando tenemos más espacio cerebral, podemos ser más creativas/os.

En una hoja de cálculo y una base de datos plana, cuantos más datos tengas, más difícil es crecer. Pero en una base de datos relacional, en realidad es lo contrario. porque tienes más datos que te hacen estar más informado y eso hace tus decisiones, eso hace que tus decisiones sean más poderosas. Diré, sin embargo, en el entusiasmo, Quiero emitir una advertencia porque cuando algunas organizaciones comienzan moviéndose hacia un CRM, hay un período de ajuste. Porque la gente todavía tendrá que hacer cosas como entrada de datos. Y si su organización no hace un gran trabajo con recopilación de datos ahora, si la información importante tiende a vivir en la cabeza de las personas o en sus discos duros entonces su gente probablemente tendrá que ingresan más datos de lo que harían ahora, lo que requiere un cambio cultural.

Y en la parte delantera, puede haber algunas quejas como ¿por qué estoy rastreando esto? Pero el pago viene del otro lado. Que es solo una forma de decir la forma en que las personas gastan su tiempo y energía puede cambiar, pero una vez que el beneficio sea obvio, entonces ellas se sumarán. A menos, por supuesto, que obtengas el sistema equivocado. Lo que me lleva al tema del abastecimiento ("sourcing"). Entonces, para esta parte de la presentación, cubriremos tres cosas involucradas en el abastecimiento y el proceso de adquisición, averiguando qué producto debe obtener. El proceso que puede tomar una vez que decida obtener un CRM o un nuevo CRM, los tipos de productos que hay y los criterios que usas para ayudarte decidir qué adquirir y luego también el el precio, que es grande, lo sé.

Pero es no es necesariamente lo que debería ser el único factor determinante. Entonces, cuando estés en el proceso de adquisición, el primer paso es armar un equipo. Esto no es algo que deba ser manejado por una sola persona. por la sencilla razón de que una persona no lo sabe todo que necesitas saber. No saben todo lo que todos hacen en la organización.

Y, en última instancia, de lo qué debe tratarse el sistema es tomar esas entidades relacionales que tienes en la vida real y poder representarlas en una pantalla de computadora. Entonces, si no tienen el panorama general, entonces es difícil entender el sistema. Eso es necesario.

Entonces, sí, necesita una gerencia que pueda tener ese panorama general, pero realmente también necesitas encuestar al personal de primera línea del equipo. Aquí podría ser útil recordar nuevamente, la brecha de percepción que mencioné antes entre lo que jefas/es y empleadas/os piensan que necesitan en un CRM. Si involucra a personas de primera línea que realmente utilizarán el software, entonces tienes más posibilidades de elegir algo que funcione para todas/os. Y si no tienes, entonces tienes más posibilidades de elegir algo malo. E incluso si eliges algo bueno y las personas que usan el software se sienten excluidas del proceso, entonces puedes enfrentar mucha más resistencia cuando se trata de lograr que lo usen. Entonces, para bien o para mal, si no tienes la participación de primera línea, no va a funcionar tan bien, por lo que debes asegurarte de que esté en el equipo.

Y mencioné la gerencia. Quieres a alguien que pueda mantener eso, Puedes tomar el panorama general en términos de como a las/os ejecutivas/os, la gente de alto nivel, definitivamente las/os quieres mantener informadas/os. No recomiendo que pasen mucho tiempo trabajando en este equipo. Tal vez simplemente moverlas/os suavemente porque tienen una vista de pájaro, pero dependiendo, nuevamente, de qué tan estructurada esté tu organización Si son muchos niveles, entonces un/a ejecutiva/o puede tener tal vez demasiado de una vista de pájaro. Pueden dejar que lo que solían ser el caso. Si surgieron a través de la organización, pueden dejar lo que se espera influir demasiado en lo que creen que la gente necesita.

Ahora, doy un ejemplo. Recientemente hice una construcción personalizada para alguien, y el ejecutivo me dio una larga lista de todo lo que debia estar en la solución. Era un sistema de seguimiento de suscripciones. Y sabia exactamente lo que quería.

Lo dividió en una lista muy específica de requisitos, que luego armé por sus instrucciones. Y una vez que la gente empezó a usarlo, tuve que volver atrás y cambiar muchas cosas porque esos requisitos no eran realmente lo que se requería. La gente necesitaba hacer su trabajo cuando lo necesitaban. Entonces, aquí están los pasos para hacer las cosas. Así que cuanto más alto estés, más difícil será ver los detalles. Y, por último, es necesario comprobar el equipo.

Necesitas a alguien que sepa de tecnología. Idealmente, sería alguien con experiencia en organizaciones sin fines de lucro o experiencia trabajando con pequeñas organizaciones. Una persona que solo tiene experiencia en una gran corporación puede incorporar una mentalidad comercial al CRM, y puede ser difícil para deshacerse de esa mentalidad cuando se trata de tus necesidades como organización sin fines de lucro. Lo que nos lleva al paso dos. Recopilar información.

No me refiero a la investigación de mercado todavía. No hagas investigación de mercado todavía. Comience con su gente, su personal, haz encuestas, Haz las encuestas y hazlas enfocadas no en tecnología en realidad, sino cómo la gente pasa su tiempo. Clasifica las tareas en términos de nivel de frustración, haz un inventario de todas las tecnologías que usan porque lo más probable es que estén usando cosas que tú no conoces. Creo que es como cerca del 20%. Es una de las otras cosas de investigación.

Alrededor del 20% de las personas empleadas/os descargan un software no autorizado o no aprobado (problema de seguridad) para hacer su trabajo, así que tenga una idea de qué es lo que usan y pero no en términos de características como qué herramientas usan cuando están haciendo su trabajo. Pero en realidad tampoco es suficiente simplemente enviar encuestas. Simon Sinek tiene esta famosa charla TED donde dice: ¿Empezar con por qué? ¿Por qué estás usando esta cosa? ¿Por qué estás haciendo lo que estás haciendo? Así que me gustan los grupos focales.

Simplemente te dan información más rica. Las encuestas, como la información cuantitativa, pueden abarcar una amplia superficie, pero solo tener una conversación con la gente te mostrará profundidades no has conocido o considerado. Trate de obtener historias realmente por encima de todo, como preguntar "Háblame de un momento en que algo tomó más tiempo del que debería".

"Hábleme de un momento en que no se evitó un error evitable". Por lo general, puedes encontrar los agujeros allí. "Háblame de tus puntos de estrangulamiento". Como, "¿cuál es la cosa? que cuando está ocurriendo un proceso, todo se respalda en él?" "¿Qué? ¿Que esta pasando ahí?" Nuevamente, está tratando de obtener una imagen del proceso. Aparte rápido, asegúrese de que su los grupos focales son dirigidos por pares, si tienes un jefe parado frente al personal de primera línea, entonces, "¿qué es lo que no te gusta?" No necesariamente vas a obtener las respuestas más francas. En este punto yo diría, de nuevo, no involucres a la persona técnica.

Yo digo la persona de tecnología. Ni siquiera necesitan estar haciendo investigación de mercado todavía. Porque lo que no quieres hacer es perjudicar la retroalimentación que recibes y cómo interpreta esa retroalimentación al incorporar sistemas que ya has estado mirando y pensando, realmente quieres dejar las historias que la gente te cuenta impulsar el proceso hasta este punto. Y una vez que hayas ensamblado esas historias, querrás unirlas e identificar no una lista de características que la gente quiere, ¿verdad? Tipo, "quiero poder enviarte recordatorios".

No, deseas enumerar las necesidades que deben satisfacerse. Así que si alguien dice que tienen que ingresar demasiadas cosas en una página, ya sabes no pogas menos campos en la página, menos casillas, menos información para ingresar. Podrías poner entrada de datos más rápida. Correcto. Esa es una necesidad que tiene la gente.

Y cuando pone una entrada de datos más rápida en lugar de menos campos, menos campos significa que esto es algo específico. Pero cuando pones una entrada de datos más rápida, hay muchas maneras de abordar eso. Podría ser una interfaz de usuario más limpia, podría ser automatizaciones, podría ser solo una pestaña o, ya sabes, o la posibilidad de personalizar los roles por tipo de empleado.

De nuevo, el objetivo no es limitar la imaginación. A menudo escucho a clientes deciren "nos gustaría que esto hiciera recordatorios por correo electrónico". ¿Quieres? ¿De verdad quieres más cosas en tu bandeja de entrada? O es que no quieres que las cosas se caigan por las grietas, que quieres asegurarte de que cada vez que suceda esto? Un recordatorio por correo electrónico puede hacer eso, pero también podrían hacerlo las notificaciones automáticas. Paneles de resumen de lista de tareas que ven las personas hay muchas maneras de asegurarte de que algo no caiga por las grietas, y estamos de nuevo, estamos tratando de mantener nuestras opciones abiertas. Gestión en este equipo, ya que probablemente tendrán necesidades de informes más específicas.

Esos tienden a ser más específicos cada tres meses. Necesito este. Entonces, ya sabes, puedes pensar en términos de como lo que necesito mostrar, pero también es bueno pensar en términos de lo que necesito saber o lo que me gustaría saber. Me gustaría saber si enviar correos electrónicos a las personas tiene algún efecto en donar o tiene alguna relación con donar. Me gustaría saber en qué tipo de cosas los jóvenes son voluntarios. versus personas mayores.

Tener esa información a la que puedes acceder no solo te brinda las cosas específicas, pero también te prepara para poder ajustar a medida que cambian las condiciones. Una vez que se enumeran esas necesidades, entonces el papel de la persona técnica es empezar a juntar opciones, obviamente, otras personas pueden empezar armando opciones, pero conoces el rol en ese punto. Aquí es donde las cosas pueden ser un poco más lentas. porque tendrás que registrarte para algunas pruebas gratuitas. Vas a tener que pasar por algunos argumentos de venta.

Necesita el talento para hacer demostraciones y probar cosas. En este punto, también vas empezar a notar el precio, y definitivamente debería notar el precio. Debes asegurarte de indicar el precio, debes asegurarte de saber el precio cada vez. Si alguien es cauteloso con un precio, simplemente, ya sabes, eso es una bandera roja para mí. Pero no lo iria fijarme necesariamente en el precio porque, bueno, he aquí por qué.

Entonces, todos los productos que obtienes se encuentran en algún lugar de un continuo entre un producto gestionado y un producto personalizado. Cuanto más te acerques al personalizado en general, mayor será el precio de la etiqueta se pone. Entonces, por un lado, cuando piensas en un producto administrado, puedes pensar como un Fisher-Price teatro: se produce en masa, lo que lo hace más barato, lo que significa también que solo puedes usarlo realmente en la forma en que se ha configurado para su uso. Puedes poner a las personas en diferentes habitaciones, pero ya sabes, si tienes un tres pisos no lo vas a conseguir con el de Fisher Price. Por otro lado, podrías tener una gran caja de Legos. Estos son los precios reales, por cierto.

Enorme caja de Legos con ladrillos. Puedes moverte de la forma que quieras y conseguir casi todo lo que necesites. Digamos que tienes algo como un juego de Lego Duplo en el medio.

Algo de personalización, pero mucho de eso es fijo. Ahora, la tentación y caigo presa de esto, como lo que es más barato. Ahí es donde estoy.

Así que tendemos a querer estar lo más cerca posible del producto administrado, que es algo así como lo que recomiendo. Los productos administrados son geniales. Uso productos administrados, pero solo reconoce que sabes, no desea obtener un producto que te limite de la misma manera. Me encantan los sistemas personalizados.

Construyo sistemas personalizados, pero un sistema personalizado, incluso si un servicio no cuesta mucho, aún necesita a alguien para armarlo y puede haber más de una inversión en tiempo y recursos de lo que anticipó al principio. Entonces lo que recomiendo e. bueno, permítanme retroceder, en términos del tipo real de comparación.

Aquí hay solo dos ejemplos de extremos que he visto, por un lado Apricot 360, que hace software de gestión de casos. No debe confundirse con todo el Apricot. Ya sabes, es muy parecido a Fisher-Price Playhouse, lo que significa que tiene algunas cosas muy específicas muy, muy bien.

Pero no hay mucho que puedas ajustar. E incluso como el esquema de color, puede elegir un esquema de color verde o un esquema de color blanco y negro. Y eso es. Por otro lado, tiene Salesforce, que comenzó en lo extremo "administrado".

Y así que todavía hay algunas cosas esa solución que está arreglada pero que realmente tiene algunas características poderosas. Eso significa que puedes hacer que haga lo que quieras, por lo que realmente está en el otro extremo, de "personalizado". También es muy, muy caro a menos que sea una organización sin fines de lucro, en cuyo caso es gratis, Sino una palabra de advertencia.

Solo recomiendo Salesforce a organizaciones sin fines de lucro alrededor del 10% del tiempo, así que diré que a menudo hablaré con organizaciones sin fines de lucro que usan Salesforce, que fueron atraídos por el precio. Pero lo que termina pasando es que es un sistema tan grande y con tan gran curva de aprendizaje, se vuelve frustrante y puede tomar más tiempo Estoy tratando de recordar. Fue, fue. Ha sido. Ha pasado un tiempo, pero hablé con una organización. donde alguien, no voy a los detalles estaba exportando, toda la donación de un mes y luego crendo una combinación de correspondencia, usando Excel y y tipo imprimindo cartas o algo un poco ridículo porque simplemente no sabían que podía configurar Salesforce para hacer eso porque de nuevo, es muy, muy grande.

Por cierto, también agregaré que hablo con organizaciones sin fines de lucro que terminan como si tuvieran Salesforce gratis, pero luego terminan pagar mucho para que los desarrolladores lo configuren o mantengan para ellos. Así que cuando pienses en el precio, recuerda que hay una diferencia entre el precio de etiqueta y el precio real, lo que implica seres humanos haciendo las cosas en las seres los humanos son buenos y computadoras haciendo cosas en las que las computadoras son buenas. Entonces, aparte de solo la gestión personalizada cuando se trata de pensar en el precio, en realidad tenemos más de una cuadrícula aquí. Queremos pensar en el poder. ¿Qué puede hacer el sistema que debe ser un factor cuando pensamos en el precio, algo que es de alto costo que realmente mejora la productividad potencialmente va a ser más barato en general que algo que es de bajo costo pero con poca utilidad.

Entonces, en la parte inferior izquierda, claramente no queremos la derecha. No quieres un sistema que no se puede personalizar y requiere mucho aporte humano en la parte superior derecha. Un sistema potente y totalmente personalizado le proporcionará la mayor utilidad y la mayor eficiencia, pero también podría tener un alto precio de etiqueta y vendrá con costos de desarrollo. Entonces, mucho de eso dependerá de qué tan bien puedas resolverlo. Así que tenlo en cuenta. Alta utilidad, mayor costo puede ser una mejor inversión.

En cuanto a las otras dos cosas, algo muy personalizable, pero eso requiere mucha intervención humana o no muy personalizable, pero es muy potente. Cuál de esas cosas podría funcionar mejor depende realmente del caso de uso. Entonces, productos administrados son más baratos al considerar un CRM, digo comenzar con los productos administrados. Mire todas sus características y compare todas esas características a todas las necesidades que pusiste juntas en esa lista. ¿Tenemos una característica aquí en este producto que pueda satisfacer la necesidad allí? En caso afirmativo, márquelo y siga haciéndolo hasta que llegue al 95%. Esa es mi regla del 95%.

Si algún producto no cumple con el 95% de las cosas en esa lista, olvida Porque cualquier cosa te ahorras en precio en la parte delantera con compra coincidente a 85%, solo vas a perder el dinero en el futuro. El objetivo es la eficiencia. El objetivo es empoderar a las personas.

El sistema necesita hacer las cosas que los/as humanos/as no hacen bien. Así que realmente solo vas a alcanzar cuando alcanzas alrededor del 95% de esas cosas. Lo que a menudo sucederá es que alguien optará por el 85% más barato y luego, dos años después, dirán: "No, eso no funciona". Y luego terminarán conseguir lo más caro en el futuro de todos modos, excepto que han perdido la confianza de su gente. Ya han desperdiciado tiempo y dinero que podría haberse invertido mejor.

Piensa en eso cuando pienses en el precio. Si no sigues la regla del 95%, no obtendrá ganancias de productividad. La gente realmente no lo usará. La adopción será un gran problema, en cuyo caso estarás pagando por algo que solo cubre el 80% de tus necesidades y que solo el 20% de tu gente usa. Lo que suele suceder es que las personas encuentran otros métodos cuando no obtienen mucha utilidad de ello.

Y también, a menudo, terminarás comprando cosas un par de años después, que podrías haber comprado la primera vez. Entonces, en términos de precio, ¿definitivamente piensas en tu presupuesto? Sí, piénsalo, pero no te obsesiones con el número. no solo pienses a corto plazo. Los ahorros a corto plazo ahora podrían ser gastos a largo plazo más adelante. ¿Correcto? Compro un carro que hace 20 kilómetros por galón, tal vez un carro barato, pero los costos se suman.

Y también recuerdo antes cuando mencioné que algunos para volver a esa investigación, mencioné que como el 60% se estima que la gente gasta buscando información interna. Hicimos eso como 16 horas y 8 horas. Imaginemos que tal vez la gente gasta dinero haciendo cálculos, ¿no? Dijeron que hicieron el 20%, 10%. Así que si tienes un equipo de cinco personas trabajando 40 horas, algunos de ellas/os ganan por hora, algunos son asalariados.

Así que digamos que promedio un 20% como $20 por hora, tal vez algo barato. Así que 40 horas a la semana, 52 semanas al año, $20 la hora si pasan el 10% de su semana laboral solo buscando información interna, la ineficiencia le va a costar a la organización 4 por 20 por 52, que es USD 4,160. Y cuando lo multiplicas por 5 personas, son USD 20,800. Pero si puedes reducir eso en solo una hora, ¿verdad? si puedes sacar un poco más de eficiencia de ahí para que solo pasen unas 3 horas a la semana buscando información interna info y es 3 por 20 por 52 es igual USD 3.120 multiplicado por 5 empleados.

Eso te da 15.600 dólares, entonces resta eso de USD 20,800 y ahora tiene poco más de USD 5,000. Así que ese nuevo sistema aún podría costar 5,000 dólares más que originalmente estabas planeando gastar y aun así saldrías ganando. Los números son más difíciles de ver, así que, es difícil hacer ese tipo de relación uno a uno. Algo de esto es subjetivo. Ya sabes, eso no significa que ahora tengas USD 5,000 más para gastar en tu CRM, pero significa que podrías estar dispuesto a gastar USD 2,000 más.

Correcto. Así que puedes pensar en cómo el precio de la etiqueta y el costo real de la productividad interactúan entre sí cuando está considerando esa gama de opciones. Si no puede encontrar nada que cumpla con la regla del 95%, si no puedes encontrar un CRM que haga eso, no obtenga un CRM. Será una inversión terrible.

Encuentre otras formas de ganar eficiencia hasta que pueda llegar a un punto donde puedes invertir en un sistema más grande. Y ahora configuración. Una vez que adquiras un producto, preparálo. Así que aquí es donde debes tomar mucho cuidado. Conseguir el sistema correcto es muy importante. Entonces, el proceso de abastecimiento es vital, pero si obtienes el sistema correcto y lo configuras mal, es como tener un mal sistema. No va a funcionar.

Les voy a dar cinco reglas para configurar un nuevo sistema, cinco reglas que son cosas que deberías generalmente, siempre, hacer. Si no rompes las reglas y las tienes en cuenta, tiene una mayor probabilidad de éxito al implementar algo con éxito. Y la regla número 1 es que los datos siempre deben verse como la vida como lo que tienes en el sistema necesita parecerse al mundo real.

Entonces, si pretendemos que soy una organización sin fines de lucro que brinda programas extracurriculares para jóvenes en riesgo, entra un nuevo participante. Tiene un padre que completa un formulario que solicita información básica al configurar un CRM la tendencia es simplemente reproducir este formulario en un diseño, lo cual no es una gran idea. Es posible que el diseño se vea como este formulario, pero debes prestar atención a lo que sucede en las cajas detrás de escena. . Así que déjame darte un ejemplo simple en términos de datos que parecen reales en las organizaciones han existido por un tiempo, a menudo verá al padre y la madre figurar como opciones cuando las familias realmente no se ven así mucho más. Entonces, ya sabes, este es un buen momento para realmente también mirar tus viejos métodos de hacer las cosas y actualizarlas también. Y te estás preparando para la transición a algo.

Ahora, si tuviera que crear todo esto en el CRM como es, si tuviera que tomar este formulario y luego colocarlo en un CRM los datos de seguimiento van a ser difíciles de rastrear. Ingresar a los datos Va a ser familiar. Pero rastrearlo y obtener la información que necesita rápidamente va a ser mucho más complicado. Entonces, digamos que tengo una solicitud de subvención y, necesito saber cuantas/os niñas/os provienen de hogares monoparentales.

Tengo mil aplicaciones para pasar, y si no tengo la capacidad para producir esa información con solo presionar un botón, con todo lo que está pasando, es posible que no complete la subvención o podría perder la fecha límite, y esa es una verdadera oportunidad perdida. Si todo lo que tengo son estos formularios, tengo que hacer muchas cosas manuales para tratar de averiguar cuál familia es monoparental. Tal vez o efectivamente lo hayan hecho. Si tienen efectivamente un progenitor, tal vez sea una familia divorciada. o hay un alejamiento, pero la información del padre todavía está allí, pero no hay interacción. Entonces, de nuevo, si solo tengo las cosas configuradas de esta manera, no tengo el tipo de información granular que necesito...

(Disculpe) ...necesito a mi disposición muy rápidamente. Pero, ¿y si quiero un gráfico? quisiera darle otro ejemplo, digamos que quiero un gráfico del tiempo las escuelas de las que han venido las/os participantes a lo largo de los años, cualquier patrón. Nuevamente, podría hacerlo con la hoja de cálculo, pero llevará un tiempo. Hacer tus datos parecerse a vida significa pensar en todos los diferentes segmentos de estas formas y cómo se conectan a las hojas de cálculo que están sucediendo detrás de escena. voy a dar la vuelta en este punto por un segundo, pero esto nos lleva a la regla 2, que es: necesitas obtener tus respuestas en menos de diez minutos.

Si los datos que tienes no se parece a la forma en que funciona la vida, a la forma en que opera, entonces te llevará más tiempo del necesario obtener la información que deseas. Y así, si toma más de diez minutos para obtener esa información mientras configura las cosas, reconozca que puede haber un problema fundamental del proceso de configuración. O si tarda más de diez minutos en obtener lo que necesita ahora, podría haber un problema de configuración fundamental. Volviendo al formulario de participación, Las cosas que naturalmente segmento en este formulario me están diciendo qué hojas de cálculo necesito y cómo se pueden vincular entre sí.

Entonces, aunque no necesariamente quiero poner esto en una página, los segmentos aquí me dicen cómo debo pensar en esas diferentes conexiones eso debería parecerse a la vida de las personas en mi organización. Entonces, para volver a esta diapositiva a la derecha, el conteo en algunas columnas está haciendo el tipo de fórmulas que podrías, que solías hacerlo en una sola hoja de cálculo, pero lo están haciendo en una hoja de cálculo

2023-01-29 11:40

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